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POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DUQUEMD

 

Razón Social: DUQUE MD SAS

NIT: 901227946-6

Ubicación: Cra. 16 # 82-74 Consultorio 717, Bogotá – Colombia

Teléfono: (+57) 350 369 4737

Correo electrónico: contacto@duquemd.com

Página web: www.duquemd.com

  1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por DUQUEMD, respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales. En caso de requerir una copia de la Política de Privacidad podrá solicitarla vía telefónica, comunicándose al número telefónico (+57) 350 369 4737, o mediante solicitud escrita al correo contacto@duquemd.com.

    Los derechos que a los Titulares les asisten sobre los datos personales son los de:
    a) conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;
    b) solicitar prueba de la autorización otorgada para el trato de sus datos personales;
    c) ser informados del uso que le han dado a sus datos personales;
    d) presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; e) revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales.

DUQUEMD les informa a los titulares del carácter facultativo de informar sus Datos Personales de carácter sensible. Los Datos Personales suministrados, podrán ser usados, procesados, transferidos y/o transmitidos, a nivel nacional e internacional, incluso con terceros ubicados en países que no proporcionen similares niveles de protección que para que estos se incorporen en distintos archivos, Bases de Datos y/o medios conocidos o por conocerse. El tratamiento de los Datos Personales se realizará aplicando de manera armónica e integral los principios que se encuentran descritos en este documento.

DEFINICIONES: Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen
racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier
partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS:

DUQUEMD podrá hacer uso de los datos personales para:
a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales.
b) Proveer los productos y/o servicios requeridos por sus
usuarios.
c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
d) Evaluar la calidad del producto.
e) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por
crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera
general, cualquier necesidad en el desarrollo de la operación de DUQUEMD y/o por terceras personas.
g) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
h) Soportar procesos de auditoría interna o externa.
i) Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de DUQUEMD, Respecto de los datos (I) recolectados directamente en los puntos de
seguridad, (II) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (III) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de
DUQUEMD, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones
de DUQUEMD y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, DUQUEMD no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la
misma, salvo que: (I) exista autorización expresa para hacerlo; (II) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (III) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; (IV) sea necesario divulgar a las entidades que prestan servicios en nombre de DUQUEMD o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos; (V) la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad; (VI) que sea requerido o permitido por la ley DUQUEMD podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontraten con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, DUQUEMD advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de
seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.

3. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

El tratamiento de datos personales en DUQUEMD se regirá por los siguientes principios:
a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.
b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin
previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos
parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de DUQUEMD en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
e) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de DUQUEMD se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de
finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

PARÁGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE DUQUEMD:

Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos
personales que sean objeto de tratamiento por parte de DUQUEMD:
a) Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de DUQUEMD, para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
b) Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal
manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento.
c) Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento.
d) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal.
e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.
f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio. PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes
descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.

5. DEBERES DE DUQUEMD: Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que DUQUEMD está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones: A. Deberes cuando actúa como responsable: (1) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. (2i) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (3) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales (4) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política (5) Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política (6)-Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (7) Actualizar la información cuando sea necesario. (8) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

B. Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales. Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento)
deberá cumplir los siguientes deberes: (1) Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado (2) Garantizar al
titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. (3) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (4 Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. (5) Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. (6) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política. (7)Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política. (8) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. (9) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. (10) Permitir el acceso a la información únicamente a
las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto. (11) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de
seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. (12) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

C. Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado (1) Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013. (2) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
(3) Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. (4) Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. (5) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. (6)
Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el
trámite respectivo.

D. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio (1) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la
información de los titulares. (2) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

6. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL:

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, DUQUEMD solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

AVISO DE PRIVACIDAD: En el evento en el que DUQUEMD no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de
privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

7. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

DUQUEMD solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

8. AUTORIZACIÓN. Mediante el suministro voluntario de sus Datos Personales y/o Datos Sensibles en la forma señalada en la presente Política de Privacidad y en la autorización expresa verbal o por escrito, los Titulares autorizan expresa o inequívocamente a DUQUEMD para recolectar sus Datos Personales y Datos Sensibles y cualquier otra información que suministren, así como para realizar el tratamiento sobre sus Datos Personales, de conformidad con esta Política de Privacidad y la ley. La autorización de los Titulares para el tratamiento de sus Datos Personales será otorgada por:
a) el titular, quien deberá acreditar su identidad a través de los medios en los que DUQUEMD se lo solicite;
b) los causahabientes o tutores del Titular, quienes deberán acreditar su calidad como causahabientes del Titular; y
c) el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; y d) otro a favor o para el cual el Titular hubiere estipulado.

9. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES PERSONALES O SIMULACION FOTOGRAFICA

Con el envío de: (a) sus datos personales (nombre y apellidos, correo electrónico, teléfono fijo, número celular, o cualquier otro dato de contacto); y (b) la fotografía que contiene su imagen
(total o parcialmente entendida como el nombre, seudónimo, voz, figura, fisonomía total o parcial del cuerpo y/o cualquier símbolo que se relacione con su identidad); Usted manifiesta de manera
expresa, libre y voluntaria que autoriza a DUQUEMD para realizar el tratamiento de sus datos sensibles con la finalidad de llevar a cabo trámites administrativos, enviar información comercial,
solicitar diligenciamiento de encuestas, recolectar, usar, almacenar, manipular, procesar y simular cambios en su imagen fotográfica, contactar, compilar, intercambiar, auditar, responder
inquietudes y actualizar datos personales.

Esta política fue publicada en nuestro sitio web el 24 de Agosto 2021 a las 17:27 y actualizada el 23 de Febrero de 2022 y entra en vigencia a partir de la fecha de publicación.